Как работать с юридическими лицами на нашем сервисе?
Привет, друг!
Меня зовут Настя, и я занималась юр. лицами до тебя. Но скоро я начну обучение на другую должность, поэтому нам очень нужны твои руки, голова и педантичность! Чтобы максимально упростить твоё обучение, я создала эту страничку, где постаралась всё максимально понятно описать. Если где-то что-то непонятно - сразу же пиши мне! Чем быстрее мы разберемся с вопросом, тем легче нам всем будет :)
Элина:
Кстати, Насть, а почему ты не можешь мне это лично рассказать и показать?
Настя:
Я бы с радостью. Но сегодня я работаю на выезде - курирую мероприятие, поэтому решила заранее подготовить для тебя мануал в письменном виде. К тому же знаю, что для многих воспринимать информацию визуально посредством структурированного текста бывает куда проще, чем прослушать устно то же 10 раз. Так как ты пришла работать в первую очередь с текстовой информацией, то я полагаю, что тебе такой формат как раз подойдет.
Элина:
И что, эта страничка - единственный мой учебник?
Настя:
Не совсем. Надеюсь, что я успею тут расписать подробно и понятно процесс оформления документов, однако у тебя в любом случае появятся вопросы и уточнения - на этот случай я постоянно на связи в Телеграме текстово. Во время мероприятия записать голосовые не смогу, но смогу прослушать - если тебе будет так удобнее.
Помимо этого есть еще и другие нюансы.
К тому же уже завтра, в среду, я приеду в офис и мы сможем познакомиться лично. Завтрашний день будет проверкой того, сколько ты успела усвоить из написанного тут, как у тебя получится всё это применить на практике, а также сделаем небольшую экскурсию по цветным папкам с документами.
ИТАК
Твоя задача - оформить все документы для клиента, который хочет оплатить лофт от лица компании.
Чтобы её достичь, тебе нужно обладать следующими документами:
Реквизиты компании клиента
Ингода:
Типовой договор площадки
Наш агентский договор с площадкой (у Макса)

Остальные ты делаешь сама. Сейчас объясню, как.

Основные этапы работы
В реальности они делятся не так строго, но в общем выглядят так:
-1-
Подготовка документов для отправки
Просим реквизиты, если их нет;
Составляем счет, договор/оферту;
Отправляем клиенту.

-2-
Согласование
Согласование договора, предоставление дополнительных документов и прочая коммуникация с клиентом.
-3-
Обмен оригиналами
или пожалуйста, подпишите наши акты.
общий план
Трелло - наше поле заявок
перед тем, как пройтись по процессу обработки заявок, я покажу тебе, какие заявки прямо сейчас есть в работе, и куда ты будешь вписывать новые.

Тут появляется потребность в доступе к Трелло, да и другим нашим внутренним ништякам. Как только дочитаешь до этого места - напиши мне в Телеграм, я добавлю тебя на доску. Доступы к сайту и корпоративной почте делаю не я, поэтому пока что придется смотреть на скрины и довольствоваться моим аккаунтом завтра.
Трелло: прежде чем начать работу с заявкой, внеси её в Трелло в столбик "Ongoing". Когда отправишь документы клиенту на эл.почту - перемести в столбик "отправлено в эл. виде". И так далее. Каждый этап работы с заявкой отмечай в Трелло.
Карточка Трелло
Если ты взглянешь на карточки столбика "отправлено в эл.виде" и дальше, то можешь заметить, что выглядят они все примерно одинаково и содержат вот такую вот информацию:
1
Номер заявки
Самое важное. Полный номер заявки имеет такой формат: ОА-47793-101804, но номер конкретной заявки определяет последний блок цифр, т.е. в этом случае 101804. В Трелло увидишь оба варианта - разницы в данном случае нет.
2
Название площадки
Писать его нужно, потому что это дополнительный критерий поиска, который может выручить, если нет номера заявки. Но я не всегда писала, потому что временами забывала. Не делай так - пиши, это твоё удобство.
3
Название компании
Обычно мы отмечаем оплаты по номера заявки, но некоторые компании при переводе его не указывают. В таких случаях название компании необходимо.
4
Сумма к оплате
Дополнительный маркер дифференциации. Нужна чтобы быстро сравнить оплаченную сумму с той, что была в счете. Иногда бывает предоплата, а иногда - клиент/ты будете лажать. Сумма нужна, чтобы проконтролировать отсутствие косяков.
5
Дата мероприятия
Она помогает легко контролировать дедлайн оплаты: если мероприятие завтра, а оплаты нет, то нужно трясти клиента - не отменил ли он мероприятие. Также от того, прошло мероприятие или нет, зависит комплект оригиналов, который нужно отправить клиенту.
6
Цветовые метки и комментарии
Там всё подписано, и самая важная метка - зеленая "Оплачено". Остальные по ситуации, можешь их менять/добавлять для собственного удобства.
Начнем-таки с самого начала.
Реквизиты.
Реквизиты или карточка компании - главный опознавательный маркер юр.клиента, который имеет к тому же и юридическую силу. Имея реквизиты (или хотя бы ИНН) можно найти многое о компании. А без них, напротив, наш документ не будет иметь юридической силы.
Откуда у тебя берутся реквизиты:
1
Площадка
Бывает, что реквизиты присылает площадка, которую выбрал клиент. Сейчас мы стараемся максимально перейти на эту систему, но абсолютно полностью не получится, площадки частенько забывают об этом.
2
Клиент
Если реквизитов нет, то ты сама их запрашиваешь у клиента, отправляя ему письмо на электронную почту.
3
Наш архив
Некоторые клиенты уже бывали у нас не раз, данные таких уже есть заполненные в их предыдущих заявках. Если такое случится, не забудь всё скопировать в новую заявку.
Выставление счета
После того, как появились реквизиты, составляем счет, чтобы потом отправить его клиенту.
меньше 50 к
Счет-оферта + акт

Заполняется счет-оферта вручную. Увы. Но зато она простая и упрощает документооборот в общем.
1) Ищем заявку по номеру,
2) Жмём "Изменить", а потом - "Сформировать документы для ООО, ЗАО и тд."
3) Вносим реквизиты клиента в заявку на этой странице.
4) Указываем дату счета - сегодня, когда ты сделала счет.
5) Указываем дату акта - день конца мероприятия.
6) Указываем просто Дату - это дата договора. В этом случае она совпадает с датой счета.
7) Жмем кнопку "Сохранить"
8) Жмем "Выставить счет..." - с подписью или без, тут неважно.
9) В новом окне открываем шаблон счета-оферты.
10) Теперь переносим данные из одного счета в другой: номер и дата счета, поставщик, покупатель, наименование, цена и сумма.
11) Проверь, всё ли заполнила.
12) В соответствии с заявкой вносим инфу в нижнюю часть оферты: дата и время мероприятия, вместимость, адрес, дедлайн оплаты.
- адрес и вместимость можно найти на страничке площадки (на нашем сайте), если нажать "редактировать страницу". Вкладки слева "Адрес и "Характеристики".
- дедлайн оплаты устанавливается только нами: обычно это 3 дня с момента оформления счета, если мероприятие в течение 7-ми ближайших дней, или 7 дней - если дальше.
13) Проверь, чтобы подпись и печать уместились на одной странице со всем текстом.
14) И всё ли заполнено тоже проверь.
15) Теперь сохраняем в двух форматах: Word и PDF.
16) Отправляем в PDF


Главное - помни, всегда отправляй счета в PDF.


больше 50 к
Договор + счет + акт

1) Повторяем шаги 1-7 из левого блока.
2) Жмем на "Выставить счет с печатью и подписью"
3) Сохраняем его.
4) Открываем шаблон договора площадки.
Заполняем:
5) Номер договора - это номер заявки: АО-.......-.........
6) Дата - сегодня. Она может обновляться, если вы несколько дней согласуете договор. В этом случае дата договора - дата принятия последних правок.
7) Шапка договора: ООО "Бэш-тудэй", действующее от лица (юр.лицо площадки) и тд. Чтобы договор заключался между нами и клиентом.
8) Вносим в договор дату, время мероприятия, стоимость аренды и продления и реквизиты клиента везде, где это требуется.
9) Тут придется повозиться и всё прочитать, если ты договор видишь впервые. Проверить, везде ли всё заполнено.
10) Когда всё внесено в договор, сохрани его. В Word или PDF - тут не очень важно.
11) Отправляем письмо клиенту, к которому прикреплены договор и счет.
_______________________________
12) Если юрист клиента хочет изменить договор и прислал правки, то их нужно прочитать и оценить на значимость.
13) Если правки значимые - спрашиваем у площадки в WhatsUp.
14) Если это формальности - принимаем и говорим об этом клиенту.
15) Критерий значимости - здравый смысл и твоя готовность пацански отвечать за эти правки перед площадкой.
Это был чуть ли ни самый важный блок всего лендоса. Перечитай.
Как выглядят доки
общий план
Счет-оферта
нет
Счет
Акт (о выполненных работах)
Договор не имеет одного конкретного вида, так как пока что у каждой площадки он свой. Но вместе с автоматизацией документооборота мы собираемся ввести один или два вида стандартных договоров, которые бы мы могли заключать с клиентами от лица площадки.
Подробнее о том, что такое бэкэнд или админка
Когда это прочитаешь - пиши мне.
Если клиент просит учредительные документы, свидетельство УСН и тд., отправляй сразу весь пакет документов из папки "Учредительные доки"
Оплата
Оплаты юр.лиц присылаются в bash.sales и отмечаются в админке.
Как отметить оплату:
1
Открываешь редактирование заявки
Номер заявки совпадает с номером счета, по которому пришла оплата.
2
Выбираешь статус "оплачено"
Перед этим статус скорее всего будет "к оплате".
3
Вводишь дату оплаты
Поле так и называется, дата та, когда Андрей прислал оплату.
4
Жмешь кнопку "Сохранить"
Самая важная кнопка внизу страницы.
платежное поручение
Оплата проходит в период до трех дней, и если компания платит день в день, и ждать зачисления нет времени, то они присылают платежку - это подтверждение того, что банк принял их средства для операции. Подтверждение того, что они оплатили заявку.
Закрывающие документы
А с ними и все оригиналы
Закрывающими называют те документы, которые подписывают стороны, свидетельствуя об успешном завершении сделки. Мол, всем спасибо, все свободны. В нашем случае это Акты. Они гарантируют, что клиент согласен с тем, что мы предоставили именно те услуги, тогда и по той цене, как мы и договаривались. Это гарантия того, что у клиента нет претензий к Бэш Тудэй и сделка считается закрытой.

Акты подписываются после мероприятия и никогда до.

Довольно часто после мероприятия нужно обменяться не только актами, но и договорами, отправить счет. Да, очень часто до и на мероприятии у клиента нет подписанного договора, но так как заявка на сайте тоже имеет юридическую силу, у него есть страховка тылов. Правда, обычно это никому не нужно.

Мы (ты) готовим весь комплект оригинальных документов и отсылаем их с курьером, предварительно договорившись об этом с клиентом. Но так как нам тоже нужны подписанные ими экземпляры, это называется ОБМЕН оригиналами. Чтобы провернуть обмен, нужно договориться с клиентом о том, что они смогут подписать документы сразу на месте и отдать их обратно тому же курьеру. Бывает такое, что они не могут сразу подписать, тогда сразу спроси, а когда смогут, когда можно прислать курьера за нашими экземплярами, иначе мы их больше никогда не увидим.

Акт можно сформировать автоматически, там же, где и счет. Только обрати внимание, что по умолчанию акт формируется на основании Договора по номеру заявки. И если у тебя заявка оплачивалась по счету-оферте, то тебе придется вручную менять этот момент, а для этого пдф конвертировать в ворд (онлайн можно), а потом сохранять снова в пдф. Это непродуманный и неудобный момент, но пока что так, а позже изменят.
Легко конвертировать доки можно тут: https://www.ilovepdf.com/ru/pdf_to_word
Собственно, остальные доки (если они не были заранее сохранены и в ворде) тоже придется конвертировать, чтобы убрать печать и подписи.
Если не получается убрать печать и подписи отдельно от срок с именем, то нажми на них правой кнопкой мыши и выбери пункт "Группировка" - "Разгруппировать".
После этого нужно будет всё поставить на печать: 1 счет и два договора/1 оферту и в любом случае два акта. Счет и счет-оферта всегда печатаются в единственном экземпляре - нам они ни к чему, нужны только клиенту. А вот всё остальное в двух - нам нужен будет свой экз.

Подписывает доки обычно не Ефим (его бывает сложно поймать), а я или Оксана. Думаю, ты и сама научишься со временем. Также на доки перед отправкой нужно будет поставить печати - они почти всегда на столе (но они жутко важны, поэтому следи за ними, чтобы менеджеры лофта не бросали их где попало). Одна печать - круглая - печать организации нашей, ставится там же, где подписи. Вторая печать ставится на наших экземплярах с лицевой стороны страницы, она какбэ напоминает клиенту, что мы ждем документы.
Можешь попробовать их на стикерах :)
На этом этапе мы уже:
1. Договорились с клиентом о доставке в день, когда он может подписать доки,
2. Конвертировали нужные доки в ворд и убрали подписи и печати,
3. Распечатали и подписали его документы
4. Открыли сайт cse.ru
Дальше по курсу заказ курьерской доставки. Мы пользуемся услугами "Курьер сервис экспресс", и на сайте у нас есть свой личный кабинет для заказа курьера.

Об этом я напишу подробнее, но не сейчас.
Made on
Tilda